Dopo aver esaurito le argomentazioni su come risparmiare i costi di licenza software per la nostra azienda è arrivato il momento di analizzare uno degli aspetti più importanti: la comunicazione.
Nello specifico, in questo articolo vedremo come organizzare al meglio la nostra infrastruttura per leggere e gestire email.
Infine, una sezione è dedicata alla gestione degli appuntamenti con calendari online condivisibili.
Gestione delle email: meglio IMAP che POP3
Passiamo ad un punto dolente quando delicato: le email!
Non so voi, ma sono poche le cose che detesti di più che perdere anche solo un paio di email, soprattutto se contengono appunti o dati di lavoro.
La gestione delle email è un aspetto essenziale in un'azienda, soprattutto quando questa azienda lavora nel campo di internet dove scambiarsi un'email è quasi più naturale di una telefonata o un fax.
E' necessario un provider affidabile, un servizio efficace e, possibilmente, che ci eviti inutili grattacapo.
Siccome non siamo mai contenti aggiungiamo ancora un paio di elementi. Poiché siamo gente di mondo, sarebbe bello poter gestire la nostra posta sincronizzando le email in ufficio sul nostro computer, a casa sul nostro notebook e, perché no, in viaggio sul nostro palmare.
Questi significa dispositivi diversi, esigenze diverse e problemi diversi.
La soluzione a tutto questo ha 4 lettere: IMAP.
IMAP è uno speciale protocollo per la gestione delle email che si differisce dal comune POP3 poiché permette una sincronizzazione bidirezionale.
Questo significa che, a differenza del POP3, le vostre email risiedono fisicamente sul server e qualsiasi azione sul server o su un dispositivo connesso, ad esempio un programma come Outlook, si riflette dall'altro lato.
In pratica, situazione tipo.
Arrivate in ufficio e scaricate le vostre email. Nella vostra giornata di lavoro, come consuetudine, inviate, gestite e cancellate email ed allegati.
Tornate a casa ed il giorno dopo siete all'aereoporto per una trasferta. Accendete il vostro palmare et voilà, vi ritrovate online tutte le vostre email comprese (fondamentale) quelle inviate.
Arrivate dal cliente e vi ricordate che l'offerta l'avete salvata nelle bozze sul vostro computer il giorno prima.
Niente panico, accendete il vostro notebook e con una connessione UMTS accedete alla vostra stessa casella email online via webmail per recuperare l'allegato e mostrarlo al cliente.
Ogni email, allegato e quant'altro rimane fisicamente sul server!
Ricapitolando.
Usare IMAP vi consente di:
- Accedere alle vostre email ovunque e... a tutte le email, comprese bozze e messaggi inviati
- Sincronizzare le email attraverso qualsiasi dispositivo compatibile
- Accedere alle email da qualsiasi client email. Questo punto diventerà presto fondamentale, attendete ancora qualche paragrafo.
Quanto risparmiate con IMAP rispetto a POP3?
Non saprei quantificarvelo, senz'altro risparmiate molti grattacapi, tempo ed eviterete di dimenticarvi un file importante sul vostro programma email quando dovete chiudere un contratto... se mai vi è capitato!
Gestione server email: se possibile, delegate
Come anticipavo nel paragrafo precedente, la gestione email necessita di un controllo costante ed un'affidabilità al top.
Inoltre, non è proprio da tutti la configurazione e gestione di un server email.
Infine, quando è in ballo la sicurezza, è bene non scherzare mai!
Per questo il mio consiglio è quello di affidare esternamente l'hosting email, soprattutto se in azienda non avete alcun sistemista con elevata esperienza nel campo ed il numero di account è limitato.
Di fornitori di servizi email ce ne sono "a pacchi", come direbbero qua a Roma.
Ecco due soluzioni: Webmail.us e Google Apps.
Webmail.us è un'azienda che opera dal 1999 nel campo dell'email hosting. Arrivai a questa società dopo diverse ricerche quando, anni fa, mi serviva un servizio simile.
Rimasi affascinato dalle caratteristiche offerte dai loro piani di email hosting che, tra le funzionalità, comprende
- IMAP
- Una eccellente Webmail (demo)
- Un'accesso Mobile
- La sincronizzazione con Outlook
Il tutto è gestibile tramite un intuitivo pannello di controllo.
Sono disponibili API per gestire funzioni avanzate e le classiche funzioni antispam ed antivirus personalizzabili.
Il prezzo è assolutamente concorrenziale. 10 account email (il minimo) per 12 mesi costano $360, $30 al mese, $3 ad account email al mese. Tra le opzioni aggiuntive, la gestione di email marketing.
La soluzione alternativa si chiama Google Apps.
E' possibile acquistare un numero arbitrario di account ed il costo è di $50 per account email.
E' disponibile una versione a pagamento ma non integra molte funzionalità interessanti. Inoltre, la dotazione di prodotti, in generale, è meno accattivante rispetto a Webmail.us sebbene Gmail sia l'interfaccia a disposizione per leggere le vostre email.
Client Email: free è meglio, open source è ottimo
Ma perché IMAP?
Beh, se non vi bastano i motivi appena indicati nei paragrafi sopra sappiate che in questo modo potrete anche risparmiare sul costo del programma email.
Microsoft Outlook, infatti, utilizza un formato di dati proprietario, ovvero i file PST, così come la maggior parte dei programmi email.
Se disponete di dispositivi o computer diversi, questo si trasforma in un'eterna lotta sul dove salvare le vostre email.
Con IMAP la soluzione è il server che si farà carico di salvare fisicamente tutte le email.
Potrete così accedere con un qualsiasi client email.
Se non ne avete uno a disposizione, per qualche motivo, potete scegliere Thunderbird, un eccellente email reader gratuito ed open source distribuito dalla Mozilla Foundation.
E se un domani utilizzerete Outlook, o il vostro computer a casa ne è provvisto, niente paura.
Questo non significherà altri costi per dover acquistare altre licenze anche in ufficio!
Vorrei ugualmente ribadire quanto espresso nel paragrafo delle suite da ufficio.
Per chi ha necessità di una forte correlazione tra contatti, email, attività e todo list Microsoft Outlook è un prodotto praticamente insostituibile.
Calendari ed appuntamenti
La vostra azienda si deve preparare ad affrontare scadenze e voi sarete presto pieni di appuntamenti.
Ci vuole un calendario o qualcosa che vi permetta di non dimenticare neanche un impegno!
Anche in questo caso, il mitico Outlook non delude.
Se proprio il budget per questo programma non lo volete stanziare, nessun problema. Una valida alternativa si chiama Google Calendar, un eccellente calendario online.
Calendar è incluso in Google Apps, dunque se avete scelto questo provider per la gestione email sarà automaticamente parte del vostro corredo di strumenti.
Calendar è un eccellente strumento che consente di creare e condividere calendari ed appuntamenti.
Ogni dipendente, ad esempio, può creare il proprio calendario aziendale e condividerlo in sola lettura con gli altri colleghi. Un calendario aziendale, condiviso in lettura e scrittura, permetterà di segnare gli appuntamenti comuni.
Anche Webmail.us, l'altro provider email prima segnalato, integra un eccellente calendario. Anche in questo caso, è possibile condividere gli appuntamenti con gli altri account email.
Entrambi i calendari sono soluzioni online che si possono comodamente condividere con altri utenti.
Se non volete rinunciare alla sincronizzazione, ad esempio con il solito Outlook, esistono decine disoluzioni gratuite o a pagamento.
Da segnalare l'italiano RemoteCalendars (problemi a gestire Outlook 2007) e l'economico ma efficace gSyncit.